Op 4 november 1926 opende de eerste HEMA haar deuren in Amsterdam. Een warenhuis met laag geprijsde artikelen voor het leven van alledag, dat werd gekenmerkt door eenvoud, duidelijkheid, kwaliteit en eerlijkheid. De naam HEMA was een afkorting van de Hollandsche Eenheidsprijzen Maatschappij Amsterdam, want alle artikelen kostten 10, 25, 50 en 75 cent. HEMA werd een winkel voor iedereen. En dat niet alleen: HEMA werd in de loop der jaren de lieveling van heel Nederland. Inmiddels is HEMA actief in 5 landen met meer dan 4.000.000 bezoekers per week in ruim 400 winkels.

HEMA wil, gelijktijdig met de lancering van een nieuwe huisstijl, beschikken over een eenvoudig te beheren documentensysteem. Aan ons is gevraagd om deze te selecteren en in te voeren. Daarnaast aan ons ook de taak om alle in gebruik zijnde sjablonen om te zetten in de nieuwe huisstijl. Dit is vanwege het ontbreken van een documentensysteem een arbeidsintensieve operatie. HEMA vroeg ons om een oplossing om dit voor nu, maar ook voor de toekomst eenvoudiger te maken.

Wij hebben door middel van een workshop met de zogenaamde ‘veelgebruikers’ de wensen en eisen doorgenomen en vastgelegd in een functionele beschrijving. Hieruit kwam naar voren dat er ook behoefte was aan een oplossing voor presentaties en een e-mailondertekening. Vanuit onze ervaring gedecentraliseerde organisaties hebben we een webbased systeem voorgesteld. Hierdoor is het uitgebreid installeren van de software niet nodig en is alleen een internetverbinding genoeg. Zo kan HEMA eenvoudig alle filialen en de bedrijfsonderdelen in binnen- en buitenland toegang geven tot het documentensysteem. Ook de wijzigingen en updates kunnen eenvoudig worden doorgevoerd. Zo is een uniforme huisstijl gegarandeerd.

Het systeem is op basis van de functionele beschrijving samen met de programmeurs ingericht en samen met de IT-afdeling van HEMA geïmplementeerd. Vanzelfsprekend ontbrak een duidelijke gebruikerskaart in diverse talen niet. Vanaf de implementatie zorgt NykampNyboer ervoor dat, via haar Servicedesk alle vragen die HEMA heeft, snel beantwoord worden.